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CATEGORIA: Eventos

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¿Cuáles son las aptitudes de un organizador de eventos?
Por Aldana Páez

Me encuentro estudiando el Programa Superior de Organización de Eventos, Protocolo y Turismo MICE de la EAE Business School, y leyendo el material, me encontré con esta gran pregunta:¿Qué habilidades y aptitudes debe tener un organizador de eventos profesional?¡Mi mente voló! ¿Saben porqué? Porque entre la teoría y la práctica puede haber un abismo...En el listado del material aparecían:Facilidad de palabra, escrita y oral. La capacidad de expresar con claridad información e ideas en un papel, de forma concisa, es esencial.Capacidad analítica, para poder identificar y definir las necesidades, oportunidades y medios para llevarlo a cabo.Ingenio y creatividad, para poder encontrar soluciones nuevas y efectivas a las necesidades y los problemas que surjan, diferenciándose de la competencia, y siendo capaz de innovar en un mercado en continuo cambio.Intuición. En base a los conocimientos y la experiencia, debe ser capaz de anticiparse a los posibles problemas que puedan surgir para minimizarlos, o tener preparadas otras opciones de forma ágil.Capacidad de persuasión. De nada serviría concentrar conocimientos, experiencia e intuición si no somos capaces de transmitir nuestra propuesta final y argumentos a los que toman la última decisión y aprueban los presupuestos.Planificación y organización. En la organización de eventos todo debe estar previsto y planificado, incluso los imprevistos. Hay cuestiones como el retraso en un vuelo, o el corte de un suministro por una avería, que deben tenerse en cuenta, y prever alternativas en su caso¡Coincido!Pero además, en base a mi experiencia, me gustaría agregar:✔️Empatía. Con el cliente, proveedores y equipo. Un organizador de eventos debe ser un líder humano.✔️Flexibilidad y adaptación frente a situaciones cambiantes. Hace un tiempo en España, grandes profesionales del rubro se juntaron para debatir si el organizar eventos era una profesión de alto riesgo debido al estrés que una persona vive durante la planificación de un evento.Pero hay algo que falta en la teoría y que se vive en la práctica: PASIÓN. Los que organizamos eventos y es nuestra pasión, disfrutamos la adrenalina, las horas sin dormir, los nervios, los contratiempos sobre la fecha, los inconvenientes que surgen a último momento y nos hacen correr por lograr que todo salga perfecto como lo planificamos.Y vos ¿Contrataste ya a algún organizador de eventos? ¡Gracias por leerme!Aldana Páezaldanapaezeventos@gmail.com

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¿Festejos corporativos en tiempos de COVID?
Por Felipe Reyes Barragan

Las fiestas decembrinas están próximas ya,  aunque el 2020 no ha sido, en términos generales para la gran mayoría, un buen año por la pandemia y todo lo que esto ha traído consigo, es cierto que en algunas de las empresas que han podido ya reabrir, suena y resuena la idea de realizar o no un festejo navideño.Y bueno, lo cierto es que no hay una respuesta única, cada caso es único. Si bien es cierto que hay negocios que pudieron hacer frente de mejor manera, hay otros que de plano tuvieron que parar y/o recortar producción y plazas. Los emprendedores también vieron como muchos proyectos quedaron en solo propuestas y han tenido que ajustar aún más sus cinturones en un año complicado.Lo cierto es que las cenas y los festejos navideños se verán reducidos, ya sea por el tema económico o por el tema anímico. Las áreas de R.H. deben ser muy sensibles y conocer de las incidencias del COVID en sus trabajadores más allá del ámbito laboral: ¿Nuestro personal tuvo alguna perdida familiar cercana? ¿Qué ánimo priva en ellos en términos de celebraciones? Si bien es cierto que el mexicano saber como lidiar con el dolor y los tiempos difíciles, estos días son de extrema sensibilidad y por lo tanto tenemos que ser empáticos con los ánimos y sentimientos de nuestro equipo.Si decides hacer festejo ( y el semáforo y las autoridades dan luz verde)Trata de que sea algo sencillo, no oneroso, no despilfarres y menos si has tenido que eliminar puestos de trabajo.Cuida los aforosControla o si te es posible, elimina el alcohol.Trata de que sean ceremonias emotivas, recuerda lo logrado y como es que juntos se han mantenido en el camino. Si alguien de tu equipo falleció, es buen momento de recordarle.Que sea un momento de voluntades, no de excesos.Apoyar negocios locales, sea un banquetero, o un pequeño restaurante o fonda para que ellos preparen, con higiene y sirvan en tu local, con todas las precauciones.Ideas en vez de festejo.En vez de cena, puedes regalar despensas especiales para todos.Preparar paquetes de cenas para que tu personal pueda compartirlo con sus familiares.Elegir una causa o grupo social vulnerable y darles una experiencia diferente. Quizás tus colaboradores aprecien más que juntos organicen una posada para una casa hogar y den regalos y comida para ellos.Un donativo por el equivalente de lo que se gastarían en la cena para una institución o compañero o compañera que se las está viendo difícil con la pandemia.No obligar a los intercambios, hay quienes en verdad están sufriendo para llegar a fin de mes.La clave en estos tiempos es la empatía, la sensibilidad y la responsabilidad. El mejor regalo, hoy lo sabemos, es la salud, cuidemos que todos la tengan.

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¿Adiós a la mesa de canapés?
Por Felipe Reyes Barragan

Con el coronavirus la economía, los negocios, el trabajo y lo que antes  considerábamos normal, está viviendo una etapa de ajustes, acomodos y sobre todo,cambios que inciden en nuestra forma de vivir y convivir.Con el temor en ciernes de un contagio por un contacto con el virus, lo que antes hacíamos de forma "normal" ahora nos da un pavor siquiera pensarlo. Y entre estas cosas aparece el tema del catering.Es un hecho que dejaremos de ver mesas atiborradas de alimentos expuestos al exterior, disponibles para ser tomados por alguna persona, ni siquiera usando cubrebocas y los utensilios dispuestos a ello, con tanta exposición previa a través de videos donde vemos cómo "viaja"  el virus de mano a mano o superficie, dudo mucho que alguien, en los siguientes meses, se anime a colocar una barra de alimentos como antes se hacía.En los hoteles el servicio a la habitación será el hit, donde el desayuno continental será el nuevo rey. Las cartas suntuosas darán paso a menús más sencillos, que no implique tanta decoración ( por el contacto con las manos del chef o cocinero) y quizás hasta el box lunch sea la opción para los que tengan prisa.En el sector MICE los clientes y usuarios exigiremos certificaciones que "garanticen" el manejo adecuado de los alimentos, quizás veamos aplicados sellos del tipo "COVID Free" para que estemos más tranquilos. Los organizadores y banqueteros tendrán que implementar estrategias y acciones de comunicación sobre  las medidas y procesos que aplican y así generen seguridad y confianza.Los alimentos serán preparados al vacío, además de estar embalados con materiales biodegradables y además, asépticos.Los espacios para estos momentos deberán ser amplios y ventilados, con acceso a medidas de higiene como sanitarios y lavabos con agua y jabón, gel, sana distancia en áreas sociales y demás medidas que de primera, impactaran en los procesos de los que se dedican a este segmento de negocios.Quizás todo vuelva  a la normalidad cuando haya una vacuna probada, o quizás no, quizás estamos siendo testigos de una reingeniería del sector alimentos y bebidas en la hoteleria, turismo y MICE.

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Los eventos como generadores de experiencias en el desarrollo los negocios
Por Felipe Reyes Barragan

Hoy el panorama pinta sombrío, con las cancelaciones, los vuelos detenidos, los aislamientos y la economía , los eventos, el sector tendrá, tiene que reinventarse  para subsistir y cuando esto pase, que pasará, aprovechar la experiencia que esto nos está dejando generar experiencias que inclinen la decisión de compra de un prospecto o comprador, de entre una lista de opciones que seguro en cuanto puedan, saldrán al mercado, unos, con precios de risa, otros, con promociones o cortesías, y otros tantos, los pocos, con experiencias únicas. Esta se ha convertido en una labor compleja e interesante, pues cada vez, es necesario innovar pero también buscar en la esencia del negocio y del producto para lograr la preferencia de compra.Los eventos son una de las herramientas básicas y fundamentales en la generación de experiencias siendo fundamentales en el marketing experiencial, pues cuando son bien organizados, son actividades que generan en el público emociones, sensaciones y por ende, experiencias que trascenderán en el tiempo y quedarán arraigadas como  un recuerdo y es posible que termine generando una marca.Cuéntame, ¿qué imagen genera en tu mente cuando lees  “Starbucks” o “Formula 1”? Seguramente en tu mente se agolparon recuerdos y sensaciones, positivas y negativas, bueno, eso mismo sucede con los eventos, que como ejemplificamos, son conductores no solo de experiencias, sino de marcas globales que conjuntan los servicios de un destino así como de sus actores principales. Imagínate ahora que piensa la futura novia que al escuchar hablar de Miami llega a ella un dejo de tristeza y vacío porque no pudo viajar ni casarse en dicho destino que planeó durante meses y que  ante la contingencia tuvo que cancelar . Bueno,  recuperar el branding y superar las percepciones que sobre un sitio o servicio se tengan será unos de los factores que nos permitan seguir y sobresalir adelante y para ello  no solo hay que generar estas experiencias a través de eventos, hay que hacer el análisis del grado de satisfacción y percepción, por supuesto,de los usuarios sobre sus experiencias y visitas que a la postre genera una valiosísima información de la interpretación, apropiación, uso y de los servicios consumidos, al hacerlo, entramos entonces en la economía de la experiencia, donde  el cliente o usuario se identifica con productos, servicios, marcas y organizaciones que le produzcan experiencias memorables y significativas bajo seis dimensiones: Interacción, coherencia, intensidad, duración, detonadores sensoriales y cognitivos y significancia.Importante es entender que estos conceptos no son nuevos, desde el año 1999, Bernd Schmitt , en el libro Experiential Marketing, menciona “El cliente ya no elige un producto sólo por la ecuación del coste beneficio, sino por la vivencia que ofrece antes y durante su consumo”. El mundo de las experiencias no es algo nuevo.El reto para las empresas es crear conexiones emocionales entre ellos (destinos – productos)  y las personas (clientes, usuarios).Traducido en otras palabras, ¿si tu empresa y/o producto fuera una persona, que valores y atributos comunicaría? y lo más importante ¿Que comunica ahora mismo?AUTOR: Felipe Reyes Barragan

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Los eventos en tiempos del Coronavirus ¿Seguir adelante o cancelar?
Por Felipe Reyes Barragan

Es una realidad que nos alcanzó, el #Coronavirus se ha convertido ya en pandemia y países en todo el mundo, dependiendo de la fase o etapa en la que se encuentren, han tomado medidas desde cancelar o suspender clases, controlar accesos de extranjeros de ciertas zonas, hasta la cancelación o postergación de eventos de tipo masivo o que por su alcance, pudieran ser focos de contagio.Lo primero ¡Calma! Si, es un momento complicado para todos, y lo que hagas a partir de este momento, puede ser fundamental para ti como organizador de eventos y tu empresa. La premisa siempre deber ser la salud por encima de cualquier otra cosa. Así que veamos cómo manejar la situación y qué hacer en caso de que decidas o tengas que cancelar, suspender o reagendar actividades de forma posterior.Seguramente tienes una influencia en tu comunidad, clientes o familiares, desde ahí, se consciente y responsable de lo que dices, publicas y envías. Infórmate de fuentes oficiales y procura la salud y bienestar de tu equipo, proveedores y de todos aquellos con los que tengas contacto. No caigas en pánico y NO hagas caso de rumores, verifica la información OFICIAL y desde ahí, toma decisiones.En México los eventos y concentraciones masivas, de más de 5000 personas, se sugiere sean cancelados aunque desafortunadamente al ser todavía una recomendación, hemos visto como festivales de más de 60,000 personas se realizan.  Si en tu ciudad no hay aviso oficial de esto, y tienes un evento en puerta en los siguientes días y no puedes cancelarlo, entonces hazlo más seguro para todos, incluyéndote a ti:Si no cancelasColoca gel y toallas limpiadoras en los accesos a tu evento.Agiliza las entradas, evita cuellos de botella.Mantén con agua y jabón tus baños. Facilita el lavado de manos constante.Si te es posible, ten en tus pantallas o sistema de sonido las recomendaciones oficiales de higiene. Puedes imprimir algunos carteles y ponerlos en lugares visibles y estratégicos. Pero ojo, no abuses, informa, no alarmes.Establece un programa de limpieza en áreas comunes de forma frecuente y utiliza líquidos y sanitizantes de calidad.Manda un correo a los participantes y asistentes informando de las facilidades que tendrás disponibles antes y durante el evento.Informa a tu equipo de acciones concretas, no saludar de mano ni de beso, pero sí quizás chocar los codos o simplemente sonríe. Toma en cuenta que hay personas que por hábito y costumbre extenderán su mano, ante eso, se atento y solo sonríe y di que estas siguiendo las medidas de higiene para el bienestar de todos.Si tienes invitados del extranjero, verifica su situación médica y avísales que por control y seguridad de ellos y de los demás, serán revisados al llegar al aeropuerto o central de autobuses. Seguro lo entenderán.Se considerado y contempla que quizás haya alguien que ya no quiera asistir a tu evento por razones personales. Si tu evento es de corte comercial y cobraste. la sugerencia es que, si puedes, reembólsale lo mas que puedas, u ofrécele un cambio o ticket abierto. No pierdas clientes y más si puedes hacer algo al respecto.Es posible que tu evento, aunque tenga el 100% de confirmaciones tenga algunas inasistencias las cuales podrían serte avisadas con anterioridad o no. Ante ello, considera la situación y avísale a tus proveedores y participantes y si te es posible, virtualiza ciertos contenidos como charlas o conferencias y así puedas ofrecerlas a quien no pueda o quiera asistir. Revisa tus finanzas, puede ser que esta ocasión pierdas, pero si eres tu quien cancela por el bien de la comunidad, seguro te será recompensado en el futuro, las acciones de responsabilidad social siempre son bienvenidas por todos.Si cancelas.Dura decisión, pero siempre el bienestar de todos, incluido tú, es primero.Si has tomado esa acción, lo primero es avisar a tus proveedores, es posible, sobre todo si hay tiempo previo, que ciertos gastos no se hayan realizado y puedas tener ese crédito para cuando reagendes. En caso de que ya tengas materiales, guárdalos y úsalos posteriormente.Avisa lo más pronto posible, y hazlo de forma clara, sencilla y eficiente. Hazlo por todos los medios de contacto que has usado de forma habitual  y sobre todo, no dejes vacíos en la información. Si tu evento es de costo, deja de vender en el momento que decidas cancelar e informa, a los que ya compraron, el proceso para devoluciones, reembolsos o cambios. Se transparente y publicalo como es, seguro tendrás el apoyo y comprensión de una gran mayoría.Si hay asistentes de otras partes del país o del mundo, avísales en cuanto determines cancelar y de preferencia habla con ellos, eso puede ayudar a controlar los rumores y chismes. Hazlo rápido, quizás no hayan comprado los vuelos o puedan hacer cambios.—Como verás, no hay un protocolo exacto que puedas implementar y seguir al pie de la letra en caso de que sigas con tu evento o lo canceles, es un tanto el criterio, la habilidad y la experiencia y por supuesto, el sentido común. Con todo ello e información, toma las medidas necesarias y convenientes para todos. Hay algo seguro, todo termina por pasar.

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